(Vibizmedia – Column) – Banyak orang menganggap atau berpikiran bahwa auditor itu tegas bahkan kesannya galak, gayanya seperti polisi yang menangkap maling, saat melakukan interview sehingga profesi auditor itu tidak disukai karena terkesan menyeramkan, suka mencari kesalahan, minta data yang banyak, ngerepotin sehingga seringkali kita tidak nyaman jika berhubungan dengan auditor. Sehingga kalau team audit datang, banyak orang beralasan untuk bertemu bahkan menolak untuk diwawancara.
Dalam tulisan ini, penulis ingin membagikan pengalaman berharga bahwa seorang auditor itu bukan polisi, bukan juga orang yang menyeramkan seperti yang dianggap banyak orang jika kita dapat membangun komunikasi dan hubungan yang baik dengan klien atau auditee (orang/divisi/ perusahaan yang diperiksa).
Theodore Roosevelt mengatakan: “ Unsur terpenting dalam formula kesuksesan adalah mengetahui cara bergaul dengan orang-orang.”
Mengapa membangun komunikasi /hubungan dengan auditee begitu penting?
Karena komunikasi atau hubungan yang baik akan memudahkan auditor untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk dapat menyusun laporan dan memberikan rekomendasi atau opini atas hasil pemeriksaannya. Tanpa informasi yang cukup akurat akan sulit bagi auditor untuk membuat opini laporan pemeriksaan dengan jelas dan dapat dipertanggung-jawabkan.
Membangun hubungan dengan auditee dimulai dari percakapan sederhana yang sifatnya informal, misalnya tinggal di mana, sudah berapa lama tinggal di Jakarta, dan sebagainya, jangan langsung Anda minta data/informasi yang Anda butuhkan untuk diperiksa.
Menurut Chartered Institute of Internal Auditors ada 9 faktor yang perlu diperhatikan dalam membangun hubungan auditor dengan auditee:
- Membangun hubungan dapat dilakukan karena orang suka dengan orang tersebut, artinya hubungan yang baik umumnya terjadi karena saling kenal, saling suka dan saling cocok saat berkomunikasi, saling mengerti sehingga tidak timbul salah persepsi atau salah pengertian antara kedua belah pihak saat berkomunikasi.
- Hubungan yang baik dapat meningkatkan kepercayaan dan membuat orang nyaman. Ya jika Anda memiliki hubungan yang baik dan selalu memiliki iktikad yang baik dalam berkomunikasi, maka hal itu akan berdampak meningkatkan kepercayaan lawan bicara Anda dan membuat orang nyaman untuk berkomunikasi dengan Anda.
- Jika orang merasa nyaman, mereka akan berbagi informasi dengan Anda. Orang merasa nyaman karena percaya dengan orang yang diajak berbicara dan orang tersebut pasti akan membantu saya sehingga dia tidak merasa tertekan untuk memberikan informasi/data yang diminta. Sehingga apapun yang Anda minta atau tanyakan orang tersebut dengan senang hati memberikan informasi yang diminta
- Seorang auditor harus jelas mengerti peranannya – yaitu sebagai orang / pihak yang dipercaya akan membantu perusahaan mencari solusi yang terbaik dengan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap hasil pemeriksaan sehingga seorang auditor harus hati-hati bertindak dan jangan menyalahgunakan kepercayaan yang telah diberikan oleh auditee.
- Pada saat berbicara dengan auditee perhatikan gerakan dan postur lawan bicara Anda; apakah ada ketulusan atau ada kecurigaan mereka saat menyampaikan informasi, hal ini juga harus dicocokkan dengan tingkat energi mereka; perhatikan juga kontak mata lawan bicara Anda, apakah ketika berbicara kepada Anda matanya kemana-mana seperti menyelidik atau berani menatap Anda.
- Usahakan pada saat berkomunikasi dengan auditee atau orang yang diperiksa ada rekaman pembicaraan antara auditor dengan auditee. Putar ulang rekaman tersebut dan refleksikan kata-kata mereka.
- Pada saat berbicara dengan auditee, berikan kesan tertarik dan bukan menghakimi apa yang dibicarakan oleh auditee saat interview. Dengan sikap Anda yang tertarik akan apa yang dibicarakan membuat auditee semakin semangat menceritakan apa yang sedang dibahas.
- Data/informasi yang dipergunakan saat berkomunikasi harus selalu otentik. Jika auditor bertanya kepada auditee maka selalu menggunakan data yang valid dengan apa yang Anda temukan dan ingin disampaikan. Jangan sampai Anda berkata A sedangkan data yang Anda bawa B sehingga tidak sesuai antara data penunjang dengan apa yang Anda kemukakan.
- Selalu hadir di setiap pertemuan dengan auditee sesuai dengan komitmen waktu yang telah ditetapkan, jangan pernah terlambat atau ingkar janji terhadap komitmen yang telah disepakati bersama karena itu akan menentukan reputasi Anda.
Demikian kiat-kiat yang dapat dilakukan auditor dalam membangun hubungan yang baik dengan kliennya/ auditee. Karena kesuksesan seorang auditor tergantung bagaimana dia dapat berkomunikasi dengan efektif dengan auditee. Bagaimana dia menyampaikan dengan jelas dan meyakinkan pemikiran, ide-ide dan rekomendasi selama meeting, presentasi, interview dan negosiasi dengan auditee. Pertahankan sikap tenang, dan proyeksikan profesionalisme Anda sendiri.
Belinda Kosasih/ Partner of Banking Business Services/Vibiz Consulting
Editor : Asido Situmorang
